Come ottenere un’email aziendale in 6 semplici passaggi

Un indirizzo email aziendale professionale è essenziale per sviluppare credibilità, migliorare la coerenza del brand e semplificare la comunicazione con clienti e consumatori.

Questo articolo ti guiderà attraverso i passaggi principali per configurare la tua email aziendale con Hostinger, coprendo tutto, dalla scelta del piano di email hosting giusto all’implementazione di robuste misure di sicurezza.

Alla fine di questo articolo avrai un indirizzo email aziendale che renderà la tua azienda più credibile e organizzata e ti aiuterà a gestire le tue comunicazioni in modo più efficiente.

Come ottenere un’email aziendale

Esaminiamo ogni passaggio in dettaglio per garantire una configurazione della posta elettronica aziendale fluida ed efficiente.

1. Scegli un piano di email hosting con Hostinger

Quando scegli per la prima volta un piano di email hosting, concentrati sulle seguenti funzionalità per assicurarti di ottenere tutte le funzionalità di cui hai bisogno:

• Capacità di archiviazione dell’email. Un’ampia capacità di archiviazione ti consente di archiviare le email senza preoccuparti di esaurire lo spazio.
• Funzionalità di sicurezza. Proteggere le comunicazioni aziendali da minacce come phishing, spam e accessi non autorizzati è fondamentale. Assicurati che il piano email scelto includa funzionalità di sicurezza essenziali come l’autenticazione a due fattori, i filtri antispam e la crittografia delle email.
• Numero di alias di posta elettronica. Gli alias di posta elettronica consentono di creare più indirizzi email sotto un singolo account principale, il che può aiutare a gestire diversi aspetti delle comunicazioni aziendali.
• Assistenza clienti. Un’assistenza clienti affidabile ti garantisce di risolvere rapidamente qualsiasi problema, riducendo al minimo il downtime e le interruzioni.
• Facilità d’uso e configurazione. Un’interfaccia intuitiva e un processo di configurazione semplice faranno risparmiare tempo e ridurranno la curva di apprendimento per i principianti.
• Integrazione con altri strumenti. L’integrazione della tua email con altri strumenti aziendali come calendari, gestori di attività e sistemi CRM può semplificare le operazioni e migliorare la produttività. 

Hostinger offre due piani principali per le email aziendali:

Business Starter

Questo piano è ideale per piccole imprese e startup, offrendo funzionalità essenziali come 10 GB di spazio di archiviazione, misure di sicurezza standard e un’interfaccia intuitiva, il tutto a soli 0,59€/mese.

Business Premium

Questo piano è più adatto alle aziende in crescita e include funzionalità aggiuntive come maggiore spazio di archiviazione, ulteriori regole di inoltro, strumenti avanzati di gestione delle caselle di posta e un dominio gratuito, il tutto a soli 2,99€/mese. Segui questi passaggi per acquistare il tuo piano email aziendale con Hostinger:

1. Seleziona il piano più adatto alle tue esigenze.
2. Determina il numero di caselle di posta necessarie per la tua attività.
3. Seleziona un periodo di abbonamento adatto alle tue esigenze aziendali, tenendo presente che optare per un periodo più lungo offre sconti migliori.
4. Crea un account e paga il tuo piano.
5. Segui le istruzioni di onboarding visualizzate sullo schermo.

2. Registra un nome di dominio personalizzato

Avere un nome di dominio personalizzato è fondamentale per la tua email aziendale in quanto rafforza la professionalità e la coerenza del brand.

Invece di utilizzare indirizzi email generici come latuaazienda@gmail.com, un dominio personalizzato ti consente di creare indirizzi email personalizzati come info@latuaazienda.com.

Durante la scelta di un nome di dominio, ricordati dei seguenti consigli per assicurarti che sia efficace:

• Pertinenza. Scegli un nome di dominio che rifletta l’attività o i servizi che offri. Questo ti aiuta a comunicare a colpo d’occhio l’essenza della tua attività.
• Semplicità. Mantieni il nome di dominio semplice e facile da scrivere. Evita di usare parole complesse o grafie insolite che potrebbero confondere i potenziali clienti.
• Facile da ricordare. I ​​clienti sono più propensi a ricordare un nome di dominio facile da tenere a mente rispetto a uno contorto. Punta a qualcosa di qualità e unico che si distingua dalla concorrenza.
• Evita numeri e trattini. Possono far confondere ed essere difficili da ricordare. Utilizza lettere e parole facili da digitare e comunicare.

Utilizza il nostro strumento di controllo dei nomi di dominio per trovare il dominio perfetto per il tuo indirizzo email aziendale:

Una volta acquistato il piano di email aziendale, verrai indirizzato alla procedura di onboarding. La scelta e la registrazione di un nome di dominio fanno parte di questo processo.

Se hai già un nome di dominio, collegalo al tuo account dell’email aziendale. In alternativa, segui le istruzioni sullo schermo per acquistare un nuovo dominio.

3. Crea un account di email aziendale

Una volta ottenuto un nome di dominio, è il momento di configurare il tuo account di posta elettronica.

In questo passaggio, specificherai la prima parte del tuo indirizzo email, nota anche come parte locale. Questa è la sezione prima del simbolo “@” che identifica la tua casella di posta all’interno del dominio.

Esistono diversi modi per creare sezioni locali per gli indirizzi email aziendali. Ecco alcune delle opzioni più comuni e i loro vantaggi.

Indirizzi email individuali

Si tratta di indirizzi email specifici di una persona nella tua azienda.

Ad esempio, potresti creare indirizzi email come mario.rossi@latuaazienda.com. In questo modo è possibile raggiungere direttamente i singoli dipendenti.

Indirizzi email pratici

Questi indirizzi sono comunemente utilizzati per una specifica funzione aziendale, come le vendite o l’assistenza clienti. Alcuni esempi includono vendite@latuaazienda.com o supporto@latuaazienda.com.

Questo aiuta a indirizzare le richieste al team appropriato e semplifica la comunicazione.

Indirizzi email per richieste generali

Un indirizzo generico come info@latuaazienda.com o contatto@latuaazienda.com è utile per le persone che hanno bisogno di aiuto per determinare chi contattare nella tua azienda.

Considerando questi fattori, esploriamo alcune delle migliori pratiche per creare un indirizzo email aziendale efficace:

• Rendilo breve e facile da ricordare. Cerca di utilizzare una parte locale, facile da scrivere e ricordare. Questo aumenta la probabilità che le persone raggiungano il destinatario corretto.
• Usa le lettere minuscole e i numeri. Evita l’uso di lettere maiuscole o caratteri speciali, poiché possono essere meno leggibili e soggetti a errori di battitura.
• Sii coerente. Se scegli l’approccio basato su un indirizzo email individuale, assicurati che sia coerente per tutto il team. Ad esempio, potresti utilizzare nome.cognome@azienda.com per tutti i dipendenti.
• Considera l’uso di alias. I piani di Hostinger supportano gli alias di posta elettronica, che consentono di creare indirizzi email aggiuntivi che inoltrano a una casella di posta centrale. Ad esempio, potresti creare un alias come assistenzavendite@latuaazienda.com che inoltra all’indirizzo vendite@latuaazienda.com.

4. Collega il tuo indirizzo email aziendale alle app e ai dispositivi

Ora che la tua email aziendale è attiva e funzionante, è il momento di collegarla ai dispositivi e alle app che utilizzerai.

Comunemente chiamate client di posta, queste app ti aiutano ad accedere alla tua email aziendale da smartphone, tablet o laptop. Questo ti consente di rispondere alle richieste e gestire il tuo carico di lavoro anche quando sei lontano dalla scrivania.

Molte app dei client di posta offrono anche funzionalità di sicurezza aggiuntive, come il filtro antispam e la protezione dal phishing, aggiungendo un ulteriore livello di difesa per le tue comunicazioni aziendali.

Collega il tuo indirizzo email aziendale ai vari client di posta su hPanel → Email → Collega app e dispositivi. Se utilizzi i dispositivi Apple, puoi usare l’installer con un click per la configurazione automatica.

Il client di posta elettronica più adatto a te dipende dalle tue esigenze e preferenze specifiche. Nella scelta, considera fattori come le funzionalità desiderate, la compatibilità con il sistema operativo e il budget.

Alcuni client di posta elettronica popolari sono:

• Thunderbird. Un’opzione gratuita e ricca di funzionalità, perfetta per gli utenti che apprezzano la personalizzazione e strumenti potenti.
• Microsoft Outlook. Un client di posta elettronica orientato al business che fornisce una suite completa di strumenti per la gestione della posta in arrivo.
• Apple Mail. Preinstallato sui dispositivi Apple, è una scelta conveniente per gli utenti macOS che desiderano un’esperienza di posta elettronica semplificata.

5. Implementa le misure di sicurezza dell’email

Avere un’email aziendale professionale apre le porte alla comunicazione e alla collaborazione, ma può anche renderti bersaglio di attacchi dannosi. Le email aziendali spesso contengono informazioni sensibili, come dati dei clienti o dati finanziari. Attacchi di phishing e malware possono indurre gli utenti a rivelare tali informazioni, causando danni significativi alla tua attività.

Allo stesso modo, un account email hackerato può essere utilizzato per inviare spam o impersonare la tua azienda, danneggiando di conseguenza la reputazione del tuo brand e la fiducia dei clienti. Hostinger offre diverse funzionalità per aiutarti a proteggere la tua email aziendale, tra cui l’autenticazione a due fattori (2FA) per il tuo account hPanel e la crittografia a livello di server.

L’autenticazione a due fattori (2FA) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo un secondo codice di verifica al momento dell’accesso, rendendo più difficile l’accesso non autorizzato. La crittografia tiene al sicuro i dati della tua email, proteggendoli da occhi indiscreti.

Migliora la sicurezza della tua email con queste pratiche consigliate:

• Password sicure. Utilizza password complesse con lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Evita di utilizzare la stessa password per più account.
• Aggiornamenti regolari. Mantieni il tuo client di posta elettronica e il software del sistema operativo aggiornati con le ultime patch di sicurezza.
• Forma il tuo team. Fornisci al tuo team una formazione continua sulle pratiche di sicurezza della posta elettronica comprovate, tra cui l’identificazione dei tentativi di phishing e l’evitamento dell’apertura di allegati sospetti.

6. Gestisci e ottimizza la tua email aziendale

Un sistema di posta elettronica ben organizzato e ottimizzato è fondamentale per mantenere un flusso di lavoro produttivo. Ecco alcuni suggerimenti per gestire la posta elettronica aziendale in modo efficiente:

Gestisci lo spazio

Monitora l’utilizzo dello spazio di archiviazione delle tue email ed elimina email o allegati non necessari per evitare di superare i limiti di archiviazione.

Su hPanel, puoi visualizzare l’utilizzo dello spazio di archiviazione per ogni account email, semplificando la gestione e liberando spazio quando necessario.

Organizza in cartelle

Crea cartelle per categorizzare le tue email, rendendole più facili da trovare e gestire. Utilizza le sottocartelle per organizzare ulteriormente le tue email all’interno delle categorie.

Puoi farlo direttamente nel tuo client di posta o con Hostinger Webmail.

Automatizza le operazioni

Molti client di posta elettronica consentono di impostare regole automatiche per operazioni come il filtraggio dello spam o lo spostamento di email specifiche in cartelle designate. Questo può far risparmiare tempo e semplificare il flusso di lavoro.

Con hPanel, puoi impostare i filtri delle email e le regole di inoltro per automatizzare queste attività, assicurandoti che la tua casella di posta rimanga organizzata e che i messaggi pertinenti siano prioritari.

Usa funzionalità avanzate

Sfrutta funzionalità avanzate come il DKIM personalizzato e le impostazioni di protezione avanzate su hPanel per migliorare la sicurezza e la deliverability della tua posta elettronica. Queste impostazioni aiutano a proteggere le tue email dall’essere contrassegnate come spam e a garantire che raggiungano le caselle di posta dei destinatari.

Conclusioni

Impostare un indirizzo email professionale è fondamentale per costruire la fiducia e la credibilità dei clienti.

Prendendo Hostinger come esempio, i passaggi principali per la configurazione dell’account di email aziendali includono:

1. Scegliere il piano di email hosting più adatto
2. Registrare un dominio personalizzato
3. Creare gli indirizzi email
4. Collegare le email a diverse app e dispositivi
5. Implementare misure di sicurezza e best practice odierne
6. Capire come gestire le email in modo efficiente 

Questo contribuisce a garantire che la comunicazione aziendale appaia professionale, sicura e ben organizzata, migliorando la reputazione del tuo brand e l’efficienza operativa.

La configurazione della tua email aziendale diventa uno strumento potente nel tuo arsenale professionale, consentendo una comunicazione fluida ed efficiente con i tuoi clienti.

FAQ su come ottenere un’email aziendale