O que é gestão de estoque no ecommerce?

O gerenciamento de estoque no ecommerce é o conjunto de sistemas e processos que você usa para acompanhar, controlar e otimizar seus níveis de estoque em toda a sua operação online.

É assim que você sabe o que tem, onde está, quando pedir mais e como colocar os produtos nas mãos dos clientes de forma eficiente.

Ela envolve o acompanhamento do estoque em tempo real, o processamento de pedidos sem complicações, a previsão precisa da demanda e uma coordenação próxima com os fornecedores para manter toda a operação funcionando sem problemas.

O desafio para os varejistas online é o seguinte: você precisa lidar com o estoque em vários centros de distribuição, gerenciar devoluções e novos pedidos ao mesmo tempo e prever a demanda sem contar com padrões de fluxo de clientes na loja.

O equilíbrio ideal é ter estoque suficiente para atender à demanda dos clientes sem comprometer capital demais em mercadorias.

Pouco estoque significa vendas perdidas e clientes frustrados. Estoque em excesso significa dinheiro parado, custos de armazenagem crescentes e possíveis liquidações. Encontre esse equilíbrio, e você terá uma base sólida para crescer de forma sustentável e lucrativa.

Por que a gestão de estoque no ecommerce é importante?

A gestão de estoque no ecommerce é importante porque impacta diretamente seu resultado financeiro, influencia a experiência do cliente e determina se você está administrando um negócio lucrativo ou apenas trabalhando sem gerar resultados consistentes.

Proteja seus lucros

Um bom controle de estoque é como ter um superpoder financeiro. Quando você mantém os itens mais procurados em estoque, aproveita todas as oportunidades de venda.

Por outro lado, uma gestão de estoque inteligente evita que seu capital fique parado em produtos encalhados ou que você pague taxas de armazenamento desnecessárias.

Encontrar o equilíbrio entre ter estoque de menos e estoque demais é onde a mágica acontece. Com os sistemas certos em prática, isso é totalmente possível.

Por exemplo, se você vende velas e sua fragrância mais vendida costuma vender 200 unidades em períodos de alta demanda, como Black Friday, Natal ou Dia das Mães, manter um estoque de apenas 150 significa perder 50 vendas. Pedir 400 unidades significa deixar capital parado no seu estoque até o próximo período de festas de fim de ano.

Melhora o atendimento ao cliente no ecommerce

Os clientes querem receber o pedido certo, completo e rápido, e quando o seu controle de estoque funciona bem, dá para atender a essas expectativas sem dificuldade.

Com um bom controle de estoque, você pode:

• Prometa prazos de entrega rápidos com confiança e cumpra o que foi prometido.
• Mantenha os níveis de estoque precisos para que cada botão “compre agora” cumpra o que promete.
• Construa a confiança que transforma compradores de primeira viagem em clientes fiéis que recomendam sua marca para amigos e familiares.

Permite escalar sua operação

Veja como funcionam as empresas de ecommerce de sucesso. Seja uma pequena loja virtual que acompanha 100 SKUs ou um varejista maior que gerencia milhares deles, sistemas avançados de estoque ajudam a prever a demanda com precisão e entregar os produtos rapidamente.

A boa notícia? Essas ferramentas estão mais acessíveis e mais baratas do que nunca.

Quando você começa um negócio de ecommerce, acertar na gestão de estoque desde o primeiro dia prepara sua operação para crescer de forma sustentável, em vez de viver apagando incêndios.

Como funciona o fluxo de gestão de estoque?

A gestão de estoque é um ciclo contínuo que ajuda você a manter a quantidade certa de produtos disponível, evitando tanto a falta quanto o excesso.

1. Planejamento e previsão de vendas

É aqui que você assume o papel de vidente, mas, em vez de uma bola de cristal, usa dados.

Planejamento e previsão envolvem analisar seu histórico de vendas, tendências sazonais, condições de mercado e promoções futuras para prever o que você vai precisar e quando.

O que esta etapa envolve:

• Analisar dados de vendas anteriores e identificar padrões.
• Levar em conta as variações sazonais e as tendências de mercado.
• Alinhar-se às equipes de marketing e vendas em relação às próximas campanhas.
• Considerar fatores externos, como as condições econômicas.

Isso gera uma previsão de demanda confiável, que mostra quanto você vai precisar de cada produto e ajuda a evitar que os mais vendidos acabem na alta temporada ou que você peça produto demais do que não vende.

2. Compra do estoque

Com a sua previsão em mãos, chegou a hora de comprar de fato os produtos que você vai vender.

Esta etapa envolve trabalhar com fornecedores para fazer pedidos, negociar condições e preços, coordenar cronogramas de entrega e gerenciar seu orçamento para equilibrar o investimento em estoque com o fluxo de caixa.

O que esta etapa envolve:

• Criar e enviar pedidos de compra.
• Negociar com fornecedores quantidades, preços e prazos.
• Acompanhar as confirmações dos pedidos e os prazos de entrega.
• Gerenciar os prazos de pagamento para manter um fluxo de caixa saudável.

Você recebe a quantidade certa de produtos pelo preço certo, com a entrega programada para atender à demanda prevista. Isso significa não lotar o seu espaço de armazenamento nem comprometer o caixa da empresa antes de as vendas acontecerem.

3. Recebimento e organização do estoque

Seus produtos chegaram, mas ainda não acabou. Essa etapa exige atenção aos detalhes, já que você precisa processar fisicamente tudo o que chega ao seu armazém.

O que esta etapa envolve:

• Inspecionar as remessas para verificar a precisão e identificar danos.
• Contar e conferir as quantidades em relação aos pedidos de compra.
• Verificar a qualidade para garantir que os produtos atendam aos seus padrões.
• Inserir os itens no sistema de gestão de estoque.
• Rotular e organizar corretamente os produtos no estoque.

Você terá registros precisos mostrando exatamente o que há em estoque, com os produtos armazenados corretamente e prontos para o atendimento dos pedidos.

4. Acompanhamento e monitoramento do estoque

Agora que seu estoque está armazenado, você precisa acompanhá-lo de perto. Assim, você vê exatamente o que tem, onde está e quando é hora de repor.

O que esta etapa envolve:

• Manter visibilidade em tempo real dos níveis de estoque.
• Acompanhar o estoque em vários locais, se for o caso.
• Monitorar a movimentação do estoque e as taxas de giro.
• Identificar produtos com baixa rotatividade ou estoque parado.
• Configurar alertas para os pontos de reposição.
• Realizar contagens cíclicas regularmente para verificar a precisão.

Isso permite que você veja tudo o que há no seu estoque a qualquer momento, junto com insights práticos sobre quais produtos têm bom desempenho e quais não estão entregando resultado.

5. Processamento dos pedidos de venda

Agora você está entregando produtos aos clientes. Cada venda desencadeia uma sequência de atividades que precisam acontecer com rapidez e precisão.

O que esta etapa envolve:

• Receber e processar os pedidos dos clientes.
• Selecionar os itens corretos do estoque.
• Embalar os pedidos com segurança e eficiência.
• Gerar etiquetas de envio e a documentação necessária.
• Atualizar os níveis de estoque assim que os pedidos forem realizados.
• Rastrear as remessas até a entrega.

Seus pedidos serão processados com precisão e rapidez, o estoque será atualizado automaticamente para refletir o que foi vendido, e seus clientes receberão exatamente o que pediram.

6. Reposição de estoque

E estamos de volta ao começo, quase. À medida que o estoque vai diminuindo, você precisa repor os itens antes que ele chegue a zero. Esta etapa fecha o ciclo e mantém tudo funcionando sem atritos.

O que esta etapa envolve:

• Monitorar os níveis de estoque em relação aos pontos de reposição.
• Analisar as tendências atuais da demanda para ajustar as quantidades.
• Criar novos pedidos de compra com os fornecedores.
• Programar os pedidos para que cheguem antes que o estoque acabe.
• Coordenar os prazos de entrega com os fornecedores.

Você vai repor o estoque com tranquilidade para manter as prateleiras abastecidas sem comprar além do necessário, equilibrando a quantidade certa de produtos para atender à demanda sem prender capital em excesso.

Quais são os principais métodos de gestão de estoque no ecommerce?

Os métodos de gestão de estoque para ecommerce envolvem diferentes abordagens estratégicas para controlar os níveis de estoque, otimizar os pedidos e maximizar a eficiência.

Pense neles como o seu kit de ferramentas. Você provavelmente vai usar várias delas em conjunto, dependendo das necessidades do seu negócio.

Previsão de demanda

A previsão de demanda usa seu histórico de vendas, as tendências de mercado e modelos estatísticos para prever o que os clientes vão querer em seguida. Basicamente, você está analisando padrões do passado para prever o futuro.

Se os seus dados mostram que a procura por toalhas de praia aumenta 250% no verão ou antes de períodos de férias, você vai se antecipar nos pedidos em vez de correr atrás no meio da temporada.

Ideal para: qualquer empresa com histórico de vendas suficiente. Esse é o alicerce da sua estratégia de estoque. Combine isso com praticamente todo o resto para tomar decisões mais inteligentes em todas as áreas.

Just-in-Time (JIT)

Just-in-time significa receber os produtos só quando você precisa deles para venda imediata, mantendo quase nada em estoque com uma coordenação próxima com os fornecedores.

Ideal para: empresas com fornecedores confiáveis e demanda estável. Funciona muito bem com a previsão de demanda, mas é o oposto do estoque de segurança, que tem justamente a função de manter estoque extra. Se a sua demanda é imprevisível ou os fornecedores não são confiáveis, pule esta opção.

FIFO vs. LIFO

FIFO (First-In-First-Out) significa vender primeiro o estoque mais antigo. LIFO (Last-In-First-Out) significa vender primeiro o estoque mais recente.

Ideal para: use o FIFO no ecommerce, especialmente se você vende produtos com data de validade, itens sazonais ou mercadorias que podem sair de moda. O LIFO pode ter efeitos contábeis em alguns mercados, mas acaba deixando o estoque antigo parado e não é permitido pelas normas internacionais de contabilidade. Escolha uma opção e mantenha-se nela.

Análise ABC

Na análise ABC, você classifica o estoque em três categorias. Os itens A são os campeões de receita do seu negócio — geralmente, 20% dos produtos geram 80% do faturamento. Os itens B têm desempenho constante, e os itens C são os produtos de menor valor.

Por exemplo, se você vende produtos de skincare, seu sérum de vitamina C pode ser um item A, responsável por 40% da receita, enquanto as máscaras faciais em folha são itens C e representam apenas 2%.

Ideal para: quem vende mais do que só alguns produtos. Essa é a sua estrutura de tomada de decisão. Use isso para descobrir onde aplicar outros métodos. Talvez valha a pena usar estoque de segurança para itens A, JIT para itens C e EOQ para itens B.

Estoque de segurança

O estoque de segurança é o volume extra de mercadoria que você mantém como reserva para lidar com imprevistos, como picos de demanda, atrasos de fornecedores ou falhas na previsão. Você calcula quanto, com base na variação dos seus prazos de entrega e da demanda.

Ideal para: seus itens de alta demanda e situações em que os fornecedores não são 100% confiáveis. Combina muito bem com a previsão de demanda e a análise ABC (perfeito para aqueles itens A). Tenha em mente que JIT e estoque de segurança funcionam em sentidos opostos, já que um minimiza o estoque enquanto o outro adiciona uma margem de segurança.

Lote Econômico de Compra (EOQ)

EOQ é uma fórmula que determina a quantidade ideal de pedido ao equilibrar os custos de compra com os custos de armazenamento.

Ideal para: produtos com demanda previsível e custos estáveis. Funciona muito bem junto com a previsão de demanda e a análise ABC. Ignore isso se os descontos por volume fizerem com que pedir quantidades maiores saia muito mais barato do que a fórmula indica.

Montagem de kits de estoque

Você reúne itens individuais em pacotes prontos para envio antes de os pedidos chegarem. Assim, em vez de separar três itens diferentes, você pega um kit já montado.

Ideal para: produtos que costumam ser vendidos juntos. Pense em kits para presente, rotinas matinais ou caixas de assinatura. Isso combina bem com outras metodologias. Você pode usar a previsão de demanda para identificar quais kits criar e o EOQ para definir quantos produzir.

Dropshipping

Com dropshipping, você não mantém estoque. Quando alguém faz um pedido, você compra o produto de um fornecedor, que envia direto para o seu cliente. Você atua como intermediário, não como responsável pelo armazenamento dos produtos.

Ideal para: testar novos produtos ou começar com pouco capital. Como você não controla o estoque, na prática não dá para usar a maioria dos outros métodos aqui. Dito isso, muitas empresas adotam um modelo híbrido. Faça dropshipping dos produtos de giro lento enquanto mantém seus mais vendidos em estoque.

Diferenças entre a gestão de estoque no ecommerce e a gestão de estoque tradicional

Embora a gestão de estoque no ecommerce e nas lojas físicas tenha o mesmo objetivo — ter os produtos certos no momento certo — na prática, a execução é bem diferente.

Velocidade e prazos

O varejo tradicional segue um ritmo relativamente previsível, com horário comercial e remessas programadas.

O ecommerce nunca para. Os pedidos chegam 24 horas por dia, 7 dias por semana, e os clientes esperam entregas rápidas. Seu sistema de estoque precisa ser atualizado em tempo real em todos os canais de venda, não só no fechamento do dia.

Exigências de precisão

Em uma loja física, os clientes veem o que está disponível na prateleira.

No ambiente online, você tem a vantagem da automação, mas precisa sincronizar seu estoque com a plataforma de ecommerce para que as páginas dos produtos sejam atualizadas na hora e mostrem quando um item estiver esgotado. Os clientes ainda podem ver os produtos, adicioná-los à lista de desejos e se cadastrar para receber alertas de reposição.

Gestão de SKUs

As lojas tradicionais ficam limitadas pelo espaço físico nas prateleiras e, no máximo, conseguem oferecer centenas ou alguns milhares de produtos.

Lojas virtuais costumam gerenciar dezenas de milhares de SKUs, cada um com variações de tamanho, cor e estilo que exigem controle separado.

Gestão de devoluções

Lojas físicas podem processar devoluções no caixa, mas no ecommerce a história é bem diferente.

Os produtos voltam para você, precisam passar por inspeção e processamento, devem ser devolvidos ao estoque disponível (se ainda puderem ser vendidos) e acompanhados ao longo de toda a jornada da logística reversa.

Requisitos de integração

A gestão de estoque tradicional pode se integrar ao seu sistema de ponto de venda e ao software de contabilidade.

A gestão de estoque no ecommerce precisa estar sincronizada com o seu site, os anúncios em marketplaces, como Mercado Livre, Shopee, Amazon ou Magalu, as transportadoras, os sistemas de gestão de armazém, o software de contabilidade, as plataformas de CRM e muito mais.

Complexidade geográfica

Uma loja tradicional tem um endereço físico (ou, no máximo, alguns). Empresas de ecommerce costumam distribuir o estoque entre vários centros de distribuição, usar serviços terceirizados de logística ou fulfillment para ecommerce, trabalhar com dropshipping em alguns produtos e precisam acompanhar tudo em tempo real em todas essas operações.

Você está gerenciando uma operação complexa, não apenas um único depósito.

Tendências da gestão de estoque no ecommerce

O futuro da gestão de estoque já chegou e traz oportunidades bastante promissoras.

IA e machine learning

Estamos vendo como a IA no ecommerce está transformando a previsão de demanda, que antes se baseava em estimativas, em uma ciência preditiva.

Sistemas de IA analisam seu histórico de vendas, padrões climáticos, tendências nas redes sociais e muito mais para prever a demanda com uma precisão impressionante.

Esses sistemas aprendem com o tempo e conseguem antecipar, por exemplo, a venda de guarda-chuvas antes mesmo de a chuva começar ou o aumento nas vendas de moda praia semanas antes do que os padrões sazonais indicariam.

Rastreamento de estoque com IoT

É o uso de dispositivos conectados para que seu armazém possa, na prática, se gerenciar sozinho e enviar alertas instantâneos sobre movimentações de estoque ou oportunidades.

Pense em prateleiras inteligentes que detectam quando o estoque está baixo, etiquetas RFID que rastreiam itens sem necessidade de leitura manual ou sensores que monitoram as condições de armazenamento.

Automação física

A automação já está se tornando realidade: robôs separam e embalam pedidos, veículos automatizados movimentam o estoque dentro dos armazéns, drones fazem a contagem de estoque, e o machine learning otimiza o layout dos armazéns.

O resultado? Operações de fulfillment mais rápidas e precisas.

Fulfillment omnichannel

Sistemas avançados de fulfillment que tratam todo o estoque como um único estoque integrado, em vez de separar o estoque do seu site, das lojas físicas e dos marketplaces.

Isso abre espaço para possibilidades interessantes, como:

• Comprar online e retirar na loja, oferecendo mais comodidade ao cliente.
• Flexibilidade para enviar pedidos a partir de lojas físicas quando os centros de distribuição estão sem estoque.
• Visibilidade do estoque em tempo real em todos os canais.
• Melhor aproveitamento do estoque, já que qualquer item pode atender a qualquer pedido, de qualquer lugar.

Práticas sustentáveis de estoque

Os consumidores se preocupam cada vez mais com o impacto ambiental, e uma gestão de estoque eficiente pode ajudar sua empresa a atender a essas expectativas.

Previsões mais precisas significam menos desperdício, embalagens mais inteligentes usam menos materiais, escolher fornecedores sustentáveis faz diferença de verdade, e decisões bem pensadas no envio são melhores para o planeta.

Além disso, essas práticas costumam ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.

Próximos passos

Gerenciar o estoque de um ecommerce talvez nunca seja algo simples, mas, com os sistemas e as estratégias certos, isso é totalmente administrável.

Está começando agora? Configure um controle básico de estoque na sua plataforma de ecommerce, use o método FIFO para a rotatividade do estoque e comece a coletar dados de vendas.

Já está vendendo? Revise os últimos três meses de vendas, identifique os itens A/B/C e defina pontos de reposição para os 20% principais dos seus produtos.

Pronto para expandir sua operação? Invista em um software de gestão de estoque que sincronize com seus canais de venda e use previsão de demanda.

As empresas que prosperam hoje são aquelas que melhoram um passo de cada vez. Escolha uma coisa e coloque em prática nesta semana. O progresso vale mais do que a perfeição.

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O autor

Faradilla Ayunindya

Faradilla, or Ninda, is a Content Marketing Specialist with a passion for technology, a curiosity for digital marketing trends, and a love for languages. When she's not writing Hostinger tutorials, you can find her learning about life sciences. Follow her on LinkedIn.

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