Jak założyć e-mail firmowy w 6 prostych krokach

Firmowy adres e-mail jest niezbędny do budowania wiarygodności, zwiększania spójności marki i usprawniania komunikacji z klientami.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez główne kroki konfiguracji firmowej poczty e-mail z Hostinger, obejmując wszystko, od wyboru odpowiedniego planu hostingowego po wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa.

Pod koniec tego artykułu będziesz mieć biznesowy adres mailowy, który sprawi, że Twoja firma będzie wyglądać na bardziej wiarygodną i zorganizowaną oraz pomoże Ci efektywniej zarządzać komunikacją.

Jak założyć firmowy e-mail

Przejdźmy szczegółowo przez każdy krok, aby zapewnić płynną i wydajną konfigurację biznesowej poczty e-mail.

1. Wybierz plan hostingu poczty e-mail z Hostinger

Wybierając plan hostingu poczty e-mail po raz pierwszy, skup się na następujących funkcjach, aby upewnić się, że otrzymujesz wszystkie potrzebne funkcje:

• Pojemność pamięci e-mail. Duża przestrzeń dyskowa zapewnia możliwość przechowywania wiadomości e-mail bez obawy o brak miejsca.
• Funkcje bezpieczeństwa. Ochrona komunikacji biznesowej przed zagrożeniami takimi jak phishing, spam i nieautoryzowany dostęp ma kluczowe znaczenie. Upewnij się, że wybrany plan poczty e-mail zawiera niezbędne funkcje bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, filtry antyspamowe i szyfrowanie wiadomości e-mail.
• Liczba aliasów e-mail. Aliasy e-mail umożliwiają tworzenie wielu adresów e-mail w ramach jednego konta głównego, co może pomóc w zarządzaniu różnymi aspektami komunikacji biznesowej.
• Obsługa klienta. Niezawodna obsługa klienta zapewnia szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów, minimalizując przestoje i zakłócenia.
• Łatwość obsługi i konfiguracji. Przyjazny dla każdego użytkownika interfejs i bezproblemowy proces konfiguracji pozwolą zaoszczędzić czas i zmniejszyć krzywą uczenia się dla początkujących.
• Integracja z innymi narzędziami. Integracja poczty e-mail z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak kalendarze, menedżery zadań i systemy CRM, może usprawnić operacje i zwiększyć produktywność. 

Hostinger oferuje dwa główne plany dla firmowych e-maili:

Business Starter

Ten plan jest idealny dla małych firm i startupów. Zapewnia podstawowe funkcje, takie jak 10 GB przestrzeni dyskowej, standardowe środki bezpieczeństwa i przyjazny dla użytkownika interfejs, a wszystko to za 2,99 zł miesięcznie.

Business Premium

Ten plan jest bardziej odpowiedni dla rozwijających się firm, obejmując dodatkowe funkcje, takie jak zwiększona przestrzeń dyskowa, dalsze reguły przekierowania, zaawansowane narzędzia do zarządzania skrzynkami pocztowymi i bezpłatna domena, a wszystko to za 11,99 zł miesięcznie.

Wykonaj poniższe kroki, aby zakupić biznesowy plan e-mail w Hostinger:

1. Wybierz plan, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
2. Określ liczbę skrzynek pocztowych potrzebnych dla swojej firmy. 
3. Wybierz okres subskrypcji, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym, pamiętając, że wybór dłuższego okresu zapewnia lepsze rabaty.
4. Utwórz konto i zapłać za swój plan.
5. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

2. Zarejestruj niestandardową nazwę domeny

Posiadanie niestandardowej nazwy domeny ma kluczowe znaczenie dla biznesowej poczty e-mail, ponieważ wzmacnia profesjonalizm i spójność marki.

Zamiast używać ogólnych adresów e-mail, takich jak twojafirma@gmail.com, domena niestandardowa umożliwia tworzenie spersonalizowanych adresów e-mail, takich jak info@twojafirma.pl. 

Wybierając nazwę domeny, weź pod uwagę następujące wskazówki, aby zapewnić jej skuteczność:

• Trafność. Wybierz nazwę Twojej domeny, która odzwierciedla działalność lub usługi, które oferujesz. Pomaga to w przekazaniu tego, czym jest Twoja firma na pierwszy rzut oka.
• Prostota. Nazwa domeny powinna być prosta i łatwa do przeliterowania. Unikaj używania skomplikowanych słów lub nietypowej pisowni, które mogą zmylić potencjalnych klientów.
• Zapamiętywalność. Klienci szybciej zapamiętają zapadającą w pamięć nazwę domeny niż tę skomplikowaną. Celuj w coś chwytliwego i unikalnego, co wyróżni się na tle konkurencji.
• Unikaj cyfr i myślników. Mogą być one mylące i trudne do zapamiętania. Trzymaj się liter i słów, które są łatwe do wpisania i komunikacji.

Skorzystaj z naszego narzędzia do sprawdzania nazw domen, aby znaleźć idealną domenę dla swojego firmowego maila:

Po zakupie biznesowego planu poczty e-mail, strona przekieruje Cię do procesu wdrażania. Wybór i rejestracja nazwy domeny są częścią tego procesu.

Jeśli masz już nazwę domeny, połącz ją ze swoim firmowym kontem e-mail. Alternatywnie, postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby kupić nową domenę.

3. Utwórz firmowe konto e-mail

Gdy masz już nazwę domeny, nadszedł czas, aby skonfigurować konto pocztowe.

W tym kroku należy określić pierwszą część adresu e-mail, znaną również jako część lokalna. Jest to sekcja przed symbolem “@”, która identyfikuje skrzynkę firmową.

Istnieje kilka sposobów tworzenia lokalnych części dla firmowych adresów e-mail. Oto niektóre z najpopularniejszych opcji i ich zalety.

Indywidualne adresy e-mail

Są to adresy e-mail specyficzne dla danej osoby w firmie.

Można na przykład utworzyć adresy e-mail, takie jak jane.smith@yourcompany.com. W ten sposób można bezpośrednio skontaktować się z poszczególnymi pracownikami.

Funkcjonalne adresy e-mail

Są one powszechnie używane do określonych funkcji biznesowych, takich jak sprzedaż lub obsługa klienta. Przykłady obejmują sales@yourcompany.com lub support@yourcompany.com.

Pomaga to kierować zapytania do odpowiedniego zespołu i usprawnia komunikację.

Ogólne adresy e-mail z zapytaniami

Ogólny adres, taki jak info@yourcompany.com lub contact@yourcompany.com, jest pomocny dla osób, które potrzebują pomocy w ustaleniu, z kim skontaktować się w firmie.

Biorąc pod uwagę te czynniki, przeanalizujmy niektóre z najlepszych praktyk tworzenia skutecznego biznesowego adresu e-mail:

• Niech będzie krótki i zapadający w pamięć. Staraj się, aby lokalna część była łatwa do wpisania i zapamiętania. Zwiększa to prawdopodobieństwo dotarcia do właściwego odbiorcy.
• Używaj małych liter i cyfr. Unikaj używania wielkich liter lub znaków specjalnych, ponieważ mogą one być mniej czytelne i podatne na literówki.
• Zachowaj spójność. Jeśli zdecydujesz się na indywidualny adres e-mail, zadbaj o spójność w całym zespole. Na przykład, możesz użyć adresu imie.nazwisko@twojafirma.pl dla wszystkich pracowników.
• Rozważ użycie aliasów. Plany Hostinger obsługują aliasy e-mail, które umożliwiają tworzenie dodatkowych adresów e-mail, które są przekazywane do centralnej skrzynki pocztowej. Na przykład, można utworzyć alias taki jak salesinquiry@yourcompany.com, który będzie przekierowywał na adres sales@yourcompany.com.

4. Połącz swój służbowy adres e-mail z aplikacjami i urządzeniami

Teraz, gdy firmowa poczta e-mail jest już uruchomiona, nadszedł czas, aby połączyć ją z urządzeniami i aplikacjami, z których będziesz korzystać.

Powszechnie nazywane klientami poczty, aplikacje te pomagają uzyskać dostęp do służbowej poczty e-mail na smartfonie, tablecie lub laptopie. Zapewnia to możliwość odpowiadania na zapytania i zarządzania obciążeniem pracą, nawet gdy jesteś z dala od biurka.

Wiele aplikacji klientów poczty e-mail oferuje również dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak filtrowanie spamu i ochrona przed phishingiem, dodając dodatkową warstwę ochrony komunikacji biznesowej.

Połącz swój adres firmowy z różnymi klientami pocztowymi w hPanel → E-maile → Połącz aplikacje i urządzenia. Jeśli korzystasz z urządzeń Apple, możesz użyć instalatora jednym kliknięciem do automatycznej konfiguracji.

Wybór najlepszego klienta poczty e-mail zależy od konkretnych potrzeb i preferencji użytkownika. Dokonując wyboru, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak pożądane funkcje, kompatybilność z systemem operacyjnym i budżet.

Niektóre popularne klienty poczty e-mail to:

• Thunderbird. Darmowa, bogata w funkcje opcja idealna dla użytkowników, którzy cenią sobie personalizację i rozbudowaną funkcjonalność.
• Microsoft Outlook. Zorientowany na biznes klient poczty e-mail, który zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi do zarządzania skrzynką odbiorczą.
• Apple Mail. Preinstalowany na urządzeniach Apple, jest to wygodny wybór dla użytkowników macOS, którzy chcą usprawnić obsługę poczty e-mail.

5. Wdrożenie środków bezpieczeństwa poczty elektronicznej

Posiadanie profesjonalnego służbowego adresu e-mail otwiera drzwi do komunikacji i współpracy, ale może również stać się celem złośliwych ataków.

Biznesowe wiadomości e-mail często zawierają poufne informacje, takie jak dane klientów lub szczegóły finansowe. Ataki phishingowe i złośliwe oprogramowanie mogą nakłonić użytkowników do ujawnienia takich informacji, powodując znaczne szkody dla firmy.

Podobnie, zhakowane konto e-mail może zostać wykorzystane do wysyłania spamu lub podszywania się pod firmę, szkodząc reputacji marki i zaufaniu klientów.

Hostinger oferuje kilka funkcji, które pomagają zabezpieczyć firmową pocztę e-mail, w tym uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla konta hPanel i szyfrowanie na poziomie serwera.

2FA dodaje dodatkową warstwę bezpieczeństwa, wymagając drugiego kodu weryfikacyjnego podczas logowania, co utrudnia nieautoryzowany dostęp. Szyfrowanie zapewnia bezpieczeństwo danych e-mail, chroniąc je przed niepożądanymi spojrzeniami.

Zwiększ bezpieczeństwo poczty e-mail dzięki tym zalecanym praktykom:

• Silne hasła. Używaj złożonych haseł zawierających wielkie i małe litery, cyfry i symbole. Unikaj używania tego samego hasła do wielu kont.
• Regularne aktualizacje. Aktualizuj swojego klienta poczty e-mail i oprogramowanie systemu operacyjnego za pomocą najnowszych poprawek zabezpieczeń.
• Edukuj swój zespół. Zapewnij swojemu zespołowi ciągłe szkolenia w zakresie sprawdzonych praktyk bezpieczeństwa poczty e-mail, w tym identyfikowania prób phishingu i unikania otwierania podejrzanych załączników.

6. Zarządzanie i optymalizacja firmową pocztą e-mail

Dobrze zorganizowany i zoptymalizowany system poczty elektronicznej ma kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywnego przepływu pracy. Oto kilka wskazówek, jak efektywnie zarządzać służbową pocztą e-mail:

Zarządzanie pamięcią masową

Monitoruj wykorzystanie przestrzeni dyskowej i usuwaj niepotrzebne wiadomości e-mail lub załączniki, aby uniknąć przekroczenia limitów przestrzeni dyskowej.

W panelu hPanel można wyświetlić wykorzystanie przestrzeni dyskowej dla każdego konta użytkowników, co ułatwia zarządzanie i zwalnianie miejsca w razie potrzeby.

Organizuj za pomocą folderów

Twórz foldery, aby kategoryzować wiadomości e-mail, ułatwiając ich wyszukiwanie i zarządzanie nimi. Wykorzystaj podfoldery do dalszej organizacji w ramach kategorii.

Można to zrobić bezpośrednio w kliencie poczty e-mail lub za pośrednictwem Hostinger Webmail.

Automatyzacja zadań

Wiele klientów poczty e-mail umożliwia skonfigurowanie automatycznych reguł dla zadań takich jak filtrowanie spamu lub przenoszenie określonych wiadomości e-mail do wyznaczonych folderów. Pozwala to zaoszczędzić czas i usprawnić przepływ pracy.

W hPanel można skonfigurować filtry poczty e-mail i reguły przekazywania, aby zautomatyzować te zadania, zapewniając porządek w skrzynce odbiorczej i priorytetyzację odpowiednich wiadomości.

Wykorzystanie zaawansowanych funkcji

Skorzystaj z zaawansowanych funkcji, takich jak niestandardowy DKIM i zaawansowane ustawienia ochrony w hPanel, aby zwiększyć bezpieczeństwo i dostarczalność wiadomości e-mail. Ustawienia te pomagają chronić wiadomości e-mail przed oznaczeniem jako spam i zapewniają, że dotrą one do skrzynek odbiorczych odbiorców.

Podsumowanie

Ustawienie profesjonalnego adresu e-mail ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania i wiarygodności klientów.

Używając Hostinger jako przykładu, główne kroki konfiguracji biznesowych kont e-mail obejmują:

1. Wybór odpowiedniego planu hostingu poczty e-mail
2. Rejestrowanie domeny niestandardowej
3. Tworzenie adresów e-mail
4. Łączenie wspomnianych wiadomości e-mail z różnymi aplikacjami i urządzeniami
5. Wdrażanie środków bezpieczeństwa i współczesne najlepsze praktyki
6. Zrozumienie, jak efektywnie zarządzać wiadomościami e-mail 

Pomaga to zapewnić profesjonalną, bezpieczną i dobrze zorganizowaną komunikację biznesową, zwiększając reputację marki i wydajność operacyjną.

Skonfigurowanie służbowej poczty e-mail staje się potężnym narzędziem w profesjonalnym arsenale, umożliwiającym płynną i wydajną komunikację z klientami.

Jak założyć firmowy e-mail FAQ