Jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest zajęta

Czy wiesz, że Band-Aid to tak naprawdę nazwa marki, a nie tylko potoczne określenie plastra opatrunkowego? To pokazuje, jak dużą rolę może odgrywać nazwa firmy w tym, jak klienci rozpoznają i kojarzą Twoją markę.

Zanim zdecydujesz się na konkretną nazwę swojego biznesu, koniecznie upewnij się, że nie jest ona już gdzieś zarejestrowana, zastrzeżona jako znak towarowy lub po prostu używana przez kogoś innego. Przeprowadzimy Cię przez kolejne kroki sprawdzania dostępności wybranej nazwy firmy, wyjaśnimy różne rodzaje ochrony prawnej nazw oraz podzielimy się kilkoma narzędziami, które ułatwią ten proces.

Dlaczego sprawdzenie dostępności nazwy firmy jest ważne

Wybór właściwej nazwy firmy to nie tylko popis kreatywności – to przede wszystkim budowanie zaufania klientów. Unikalna nazwa pomaga uniknąć pomyłek z innymi markami i daje odbiorcom pewność, z kim mają do czynienia.

Badania pokazują, że 77% konsumentów podejmuje decyzje zakupowe na podstawie nazwy marki. Jeśli Twoja nazwa będzie zbyt podobna do innej firmy, możesz stracić znaczną część potencjalnych klientów i sprzedaży.

Co więcej, używanie nazwy, która jest już zarejestrowana, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Jeżeli inna firma zastrzegła identyczną nazwę jako znak towarowy, może zażądać od Ciebie zmiany nazwy firmy, a nawet podjąć kroki prawne. To z kolei oznacza niepotrzebne koszty, stracony czas i potencjalne szkody dla reputacji Twojej marki.

Aby chronić swoją markę, kluczowe jest zabezpieczenie praw do nazwy poprzez rejestrację znaku towarowego. Daje Ci to wyłączne prawo do korzystania z danej nazwy w obszarze objętym rejestracją, co zapewnia spokój ducha – masz pewność, że nikt inny nie będzie mógł legalnie posługiwać się tą nazwą w Twojej branży.

Sposoby sprawdzenia, czy nazwa firmy jest zajęta

W zależności od tego, gdzie zarejestrowana ma być Twoja firma, musisz przeprowadzić różne działania, aby upewnić się, że wybrana nazwa jest unikalna i odpowiednio chroniona prawnie. Przyjrzyjmy się różnym metodom – zarówno dla firm działających w USA, jak i globalnie – które pozwolą potwierdzić, czy nazwa jest wolna.

Sprawdzenie na poziomie stanowym (USA)

Pierwszym krokiem (w przypadku Stanów Zjednoczonych) jest weryfikacja dostępności nazwy na poziomie stanowym. W USA każdy stan prowadzi własny rejestr działalności gospodarczej, zazwyczaj dostępny na stronie internetowej biura Sekretarza Stanu. Większość stanów oferuje narzędzie online do wyszukiwania nazw i sprawdzania, czy są one już zajęte.

Na przykład Kalifornia udostępnia wyszukiwarkę nazw Business Name Search Tool, podczas gdy w Nowym Jorku można skorzystać z bazy danych Corporation and Business Entity Database. Wystarczy wpisać w nich proponowaną nazwę firmy, a system poinformuje Cię, czy dana nazwa widnieje już w rejestrze.

Niektóre stany pozwalają także zarezerwować nazwę firmy na określony czas. Sprawdź, czy taka opcja jest dostępna w Twoim stanie, aby zabezpieczyć upatrzoną nazwę do momentu, aż będziesz gotów sfinalizować rejestrację firmy.

Sprawdzenie znaków towarowych na poziomie krajowym

Choć kontrole stanowe są ważne dla ochrony lokalnej, nie zapewniają one ochrony w całym kraju. Jeśli planujesz prowadzić działalność na szerszą skalę – na przykład sprzedawać produkty online lub rozszerzyć markę poza granice jednego stanu – koniecznie sprawdź, czy nazwa jest zastrzeżona jako znak towarowy na poziomie krajowym.

W Stanach Zjednoczonych nazwy firm można zastrzec w Federalnym Urzędzie Patentów i Znaków Towarowych (USPTO). Przedsiębiorcy w Indiach rejestrują znaki towarowe poprzez Office of the Controller General of Patents, Designs, and Trademarks (CGPDTM), zaś w Wielkiej Brytanii można to zrobić w Intellectual Property Office (IPO).

Podobnie jak rejestry firm, większość urzędów patentowych oferuje narzędzia online do wyszukiwania znaków towarowych, pozwalające sprawdzić dostępność interesującej Cię nazwy. Przykładowo, wyszukiwarka IPO umożliwia filtrowanie wyników według słów kluczowych, obrazów lub obu jednocześnie, co ułatwia znalezienie dokładnie tej nazwy lub logotypu, który Cię interesuje.

Międzynarodowe sprawdzanie znaków towarowych

Znak towarowy zarejestrowany w jednym kraju nie chroni automatycznie Twojej marki na całym świecie, dlatego przed ekspansją zagraniczną warto przeprowadzić również międzynarodowy rekonesans.

Dobrym punktem wyjścia jest TMview – narzędzie zarządzane przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO), które pozwala przeszukać bazy znaków towarowych z całej Unii Europejskiej, a także spoza niej.

Podobnie, Światowa Organizacja Własności Intelektualnej (WIPO) oferuje Global Brand Database – globalną bazę znaków towarowych, umożliwiającą przeszukiwanie wielu międzynarodowych rejestrów jednocześnie.

Sprawdź, czy bazy danych tych narzędzi obejmują kraje, w których planujesz działać. Jeśli nie, warto zajrzeć do lokalnych rejestrów znaków towarowych kluczowych dla Ciebie rynków, ponieważ niektóre państwa mogą mieć osobne bazy danych lub szczególne przepisy, które nie są uwzględnione w globalnych wyszukiwarkach.

Sprawdzenie obecności w internecie

Ten etap polega na zweryfikowaniu dostępności nazwy Twojej firmy w internecie – obejmuje to nazwę domeny, nazwy użytkowników w mediach społecznościowych oraz wpisy w katalogach firm. Choć “dostępność online” (np. nazwa profilu na Facebooku czy Twitterze) nie ma takiej wagi prawnej jak znak towarowy, jest niezwykle istotna dla spójności Twojej marki w sieci.

Zacznij od sprawdzenia dostępności nazwy domeny, która mogłaby stać się adresem Twojej strony internetowej. Domena pasująca do nazwy firmy ułatwia klientom znalezienie Twojej strony, zwiększa ruch i wzmacnia rozpoznawalność marki.

Skorzystaj z wyszukiwarki nazw domen, aby szybko sprawdzić, czy interesująca Cię domena jest wolna. W Hostinger nasza Wyszukiwarka Domen zasugeruje Ci także alternatywne rozszerzenia, jeśli preferowana nazwa jest zajęta – dzięki czemu masz większe szanse na znalezienie odpowiedniego adresu w rozsądnej cenie.

Narzędzie do sprawdzania nazw domen

Błyskawicznie sprawdzaj dostępność nazw domen.

To samo dotyczy mediów społecznościowych. Narzędzia takie jak Namechk i Knowem pozwalają sprawdzić dostępność domen na wielu platformach jednocześnie, oszczędzając czas.

Jeśli okaże się, że wybrana nazwa jest już zajęta na którejś platformie, sprawdź, czy konto to jest aktywne i czy dana nazwa nie jest chroniona znakiem towarowym. Jeśli nie, rozważ zastrzeżenie nazwy firmy jako własnego znaku towarowego, aby zabezpieczyć swoją markę online.

Nawet jeśli nie planujesz od razu działać na wszystkich platformach, warto zarezerwować swoją nazwę profilową na tych najpopularniejszych – zapobiegniesz w ten sposób sytuacji, że ktoś inny ją zajmie. Możesz przecież ustawić profil jako prywatny lub z notką „w przygotowaniu”, dopóki nie będziesz gotów go aktywnie prowadzić.

Na koniec sprawdź ręcznie katalogi firm, takie jak Google Moja Firma czy Yelp. Aby zwiększyć precyzję takiego wyszukiwania, wpisz nazwę firmy wraz z miastem lub regionem, w którym działasz, by zobaczyć, czy nie istnieje już inny, podobnie nazywający się podmiot w Twojej okolicy. Pozwoli to uniknąć lokalnych nieporozumień i potencjalnych konfliktów.

Rodzaje ochrony nazwy firmy

Istnieją różne sposoby rejestracji i ochrony nazwy firmy. Poniżej przedstawiamy krótkie porównanie czterech głównych metod:

Rodzaj	Zakres ochrony	Wymagana rejestracja	Koszt (USD)
Nazwa podmiotu	Chroni nazwę na obszarze rejestracji (np. w danym stanie)	Tak, przy zakładaniu działalności	50–150 USD w USA (w zależności od stanu i rodzaju działalności)
Znak towarowy	Chroni nazwę lub logo na poziomie krajowym (branżowym)	Tak, w urzędzie patentowym (np. USPTO)	225–400+ USD za klasę towarową (opłata rejestracyjna w USPTO)
Doing Business As (DBA)	Chroni nazwę handlową w danym stanie lub regionie	Tak, rejestracja nazwy do użytku operacyjnego lub marketingowego	10–100 USD (w zależności od stanu i hrabstwa)
Nazwa domeny	Chroni obecność online (adres internetowy strony)	Tak, poprzez rejestratora domen	4.99–9.99 USD/rok (często pierwszy rok gratis, np. w Hostinger)

Nazwa podmiotu

To oficjalna nazwa, którą rejestrujesz podczas zakładania firmy w odpowiednim urzędzie (np. centralna ewidencja w KRS na terenie Polski lub w rejestrze stanowym w USA). Pojawia się ona na dokumentach prawnych, umowach czy formularzach podatkowych. Każdy biznes – czy to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z o.o., korporacja czy spółka osobowa – musi posiadać taką nazwę, aby funkcjonować legalnie.

Rejestracja nazwy podmiotu chroni ją na obszarze, w którym dokonano rejestracji (np. w danym kraju, stanie lub regionie). Ma to kluczowe znaczenie dla firm operujących lokalnie. Ochrona trwa tak długo, jak długo firma działa i odnawia swoją rejestrację marki (zazwyczaj co roku lub co kilka lat, w zależności od jurysdykcji). Jeśli nie przedłużysz rejestracji, ochrona wygaśnie, co pozwoli innym podmiotom na zarejestrowanie podobnej nazwy.

Znak towarowy

Znak towarowy chroni prawnie nazwę Twojej firmy, logo lub slogan, co odróżnia Twoją markę od innych. Przykładowo nazwa Nike, logo „Swoosh” oraz hasło „Just Do It” są zarejestrowanymi znakami towarowymi Nike, Inc. Taka ochrona daje Ci wyłączne prawo do używania zastrzeżonych elementów w Twojej branży, uniemożliwiając innym firmom korzystanie z podobnych nazw czy symboli bez Twojej zgody. Jest to szczególnie istotne, jeśli planujesz wyjść z działalnością poza region czy prowadzić sprzedaż online – znak towarowy zapewnia ochronę w całym kraju (a nawet w wielu krajach, jeśli dokonasz rejestracji międzynarodowej), w przeciwieństwie do nazwy podmiotu chronionej tylko lokalnie.

Znak towarowy jest ważny przez 10 lat od momentu rejestracji i może być odnawiany nieograniczoną liczbę razy, o ile nadal używasz danej marki w obrocie. Pamiętaj jednak o obowiązku dokonywania okresowych zgłoszeń (np. potwierdzenie używania znaku) i uiszczania opłat, aby utrzymać ochronę marki.

Doing Business As (DBA)

Nazywane również nazwą handlową lub fikcyjną nazwą, to oficjalna rejestracja nazwy, pod którą prowadzisz działalność inną niż formalna nazwa zarejestrowanego podmiotu. Przykładowo, jeśli Twoja spółka z o.o. nazywa się „Amaranth Enterprises, LLC”, możesz prowadzić sklep pod nazwą „Amaranth’s Boutique” jako DBA.

Mimo braku ochrony prawnej, jaką zapewnia znak towarowy, nazwa DBA pozwala na prowadzenie działalności pod bardziej rozpoznawalną lub istotną dla firmy nazwą. Jeśli prowadzisz wiele firm lub produktów w ramach jednego podmiotu, możesz nadać każdemu z nich unikalną nazwę.

Nazwa DBA jest rejestrowana na poziomie stanowym lub lokalnym, więc ma zastosowanie tylko w obszarze, w którym została zarejestrowana. Należy pamiętać, że nie uniemożliwia to innym używania tej samej nazwy w innych obszarach.

Rejestracja DBA jest ważna przez pięć lat i musi zostać odnowiona, aby pozostać aktywną.

Nazwa domeny

Możesz kupić nazwę domeny od rejestratora takiego jak Hostinger i połączyć ją ze swoją witryną biznesową, która służy jako jej adres. Proces ten jest prosty – zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat zakupu nazwy domeny, aby uzyskać instrukcje krok po kroku.

Minimalny okres rejestracji domeny wynosi jeden rok, ale możesz zarejestrować ją nawet na 10 lat. Pamiętaj, aby skonfigurować automatyczne odnawianie, aby nie zapomnieć o odnowieniu domeny.

Oto ważna część – zakup nazwy domeny daje ci wyłączne prawa do używania tej konkretnej nazwy i jej domeny najwyższego poziomu (TLD), ale chroni tylko adres twojej strony internetowej. Tak więc, nawet jeśli posiadasz domenę Amaranth.com, ktoś inny może zarejestrować domenę Amaranth.net lub inne podobne rozszerzenia.

Dlatego też wiele uznanych firm kupuje wiele rozszerzeń domen i przekierowuje je do swojej głównej domeny. Na przykład, jeśli spróbujesz uzyskać dostęp do Google.net, zostaniesz automatycznie przekierowany do Google.com. Zapobiega to utracie ruchu z powodu błędnej pisowni i powstrzymuje konkurencję przed używaniem podobnych nazw domen w celu kradzieży klientów.

Co zrobić, jeśli nazwa firmy jest zajęta

Czy wiesz, że tylko w USA powstaje około 4,7 miliona nowych firm rocznie? A do tego dochodzi aż 761 milionów zarejestrowanych domen internetowych na świecie! Nic dziwnego, że wymarzona nazwa firmy może okazać się już zajęta. Jeśli tak się stanie, rozważ poniższe strategie, które pomogą Ci znaleźć wyjście z sytuacji.

Znajdź alternatywy

To najprostsze podejście, zwłaszcza gdy zależy Ci na zachowaniu charakteru oryginalnej nazwy. Spróbuj nieco ją zmodyfikować – dodaj dodatkowe słowo, zmień delikatnie pisownię lub poszukaj synonimu.

Na przykład, jeśli nazwa „Amaranth” jest zajęta, możesz dołożyć do niej słowo związane z Twoją branżą lub typem działalności: „Amaranth Boutique”, „Amaranth Creations”, „The Amaranth Shop” albo zastosować popularny zabieg i dodać skrót „Co.”, tworząc „Amaranth Co.”.

Możesz też zdać się na pomoc narzędzi – skorzystaj z generatora nazw firm Hostinger, by wygenerować nowe pomysły. Nasze narzędzie działa w oparciu o AI, więc wystarczy, że opiszesz swój biznes, a system zaproponuje Ci listę unikalnych nazw wraz z informacją, czy odpowiadające im domeny są dostępne. Zaoszczędzisz w ten sposób sporo czasu, który w przeciwnym razie poświęciłbyś na ręczne wymyślanie i sprawdzanie kolejnych nazw.

Sprawdź, czy współistnienie jest możliwe

Jeżeli Twoja wymarzona nazwa jest już używana, zbadaj dokładnie kto i w jaki sposób z niej korzysta. Czasem nazwa może być zajęta przez firmę działającą w zupełnie innej branży, na innym rynku lub w odległym regionie. Jeśli taka firma nie ma zbieżnego profilu działalności i nie prowadzi działalności na Twoim terenie, może okazać się, że mimo wszystko będziecie mogli korzystać z identycznej nazwy bez wzajemnego wchodzenia sobie w drogę.

Załóżmy, że nazwa „Amaranth” jest zarejestrowana przez małą firmę gdzieś za granicą, działającą w zupełnie innym sektorze niż Ty. Możliwe, że nadal mógłbyś używać tej nazwy w swojej branży i regionie, o ile nie będzie to wprowadzać klientów w błąd. Kluczowe jest jednak upewnienie się, że tamten podmiot nie zastrzegł znaku towarowego pokrywającego się z Twoją planowaną działalnością – w przeciwnym wypadku możesz napotkać problemy prawne.

Aby zbadać tę opcję, przeprowadź dokładne poszukiwania, jak i gdzie używana jest dana nazwa. Jeśli to możliwe, rozważ skontaktowanie się z właścicielem nazwy. Być może uda się wykupić prawa do nazwy lub wynegocjować warunki współistnienia.

W niektórych sytuacjach firmy zawierają formalne umowy o współistnieniu (ang. coexistence agreement). Taka umowa pozwala obu stronom używać tej samej lub podobnej nazwy w różnych kontekstach, uzgadniając jednocześnie warunki, które zapobiegają wzajemnym konfliktom – na przykład ograniczenia terytorialne lub dotyczące segmentu rynku.

Wykup istniejący znak towarowy

Innym rozwiązaniem jest odkupienie praw do istniejącego znaku towarowego. Strategia ta wymaga negocjacji z aktualnym właścicielem znaku.

Cena za znak towarowy może być bardzo różna – zależy od rozpoznawalności marki, tego, na ile jest aktywnie używana i jaką ma potencjalną wartość dla Twojego biznesu. Dla jednej nazwy może to być kilkaset dolarów, dla innej – kilkadziesiąt tysięcy.

Jeśli uda Ci się dojść do porozumienia i sfinalizować transakcję, po przeniesieniu znaku towarowego na Ciebie zyskasz pełne i wyłączne prawo do korzystania z danej nazwy w określonej branży i regionie.

Wynegocjuj umowę licencyjną

Jeśli chcesz używać nazwy, która jest już znakiem towarowym, ale nie chcesz jej kupować, negocjowanie umowy licencyjnej może być świetną opcją.

Pozwala to uzyskać zgodę właściciela znaku towarowego na używanie jego nazwy, logo lub marki przez określony czas, zwykle w zamian za opłatę lub tantiemy.

Na przykład, jeśli chcesz używać dobrze znanej nazwy w powiązanej branży, właściciel może zezwolić ci na jej używanie na uzgodnionych warunkach.

Wyzwania przy sprawdzaniu nazwy firmy

Nawet przy dokładnym sprawdzeniu wszystkich powyższych aspektów, wybór nazwy dla firmy może nastręczać pewnych trudności.

Po pierwsze, istnieje ryzyko, że nazwa będzie zbyt podobna do już istniejącej – nawet jeśli nie jest identyczna. Może się okazać, że chociaż formalnie nie naruszasz cudzych praw, Twoja nazwa jest na tyle zbliżona do innej, że wprowadza klientów w błąd lub jest na granicy konfliktu prawnego.

Po drugie, problem może stanowić zdobycie pasującej domeny internetowej. Fakt, że nazwa firmy jest wolna, wcale nie gwarantuje, że odpowiadająca jej domena (szczególnie z popularnym rozszerzeniem typu .com) również będzie dostępna. Często atrakcyjne domeny są już zajęte przez spekulantów domenowych (tzw. domain flippers), którzy skupują chwytliwe adresy, by potem odsprzedać je po wyższej cenie.

Wreszcie, w niektórych branżach istnieje ryzyko pomyłki lub niezgodności z przepisami. Sektory takie jak opieka zdrowotna czy finanse mają ścisłe zasady dotyczące nazw firm, aby zapobiec wprowadzaniu konsumentów w błąd.

Jak unikać typowych błędów przy wybieraniu nazwy firmy

Wybierając nazwę firmy, łatwo przeoczyć kilka kluczowych szczegółów.

Omówiliśmy już znaczenie sprawdzania międzynarodowych baz danych znaków towarowych, sprawdzania nazw domen i szukania podobnych nazw w swojej branży. Są to minimalne kroki, które należy podjąć, aby chronić przyszłość swojej firmy.

Aby uniknąć najczęstszych błędów przy wyborze nazwy firmy, oto więcej wskazówek do rozważenia:

• Skoncentruj się na internacjonalizacji. Upewnij się, że nazwa Twojej firmy nie ma negatywnych konotacji lub mylących znaczeń w innych kulturach lub językach. Na przykład „Lay’s” w USA stało się „Walkers” w Wielkiej Brytanii, aby uniknąć pomyłki z lokalnym slangiem.
• Zaplanuj przyszły rozwój. Wybierz nazwę, która jest wystarczająco elastyczna, aby ewoluować wraz z Twoją firmą. Na przykład „Apple Computer Company” zmieniła nazwę na „Apple Inc.”, gdy rozszerzyła swoją działalność poza komputery.
• Zwróć uwagę na wymowę i pisownię. Wybierz nazwę, która jest łatwa do wymówienia i przeliterowania w różnych językach. Ułatwia to marketing szeptany, zwłaszcza na rynkach globalnych.
• Przetestuj swoją nazwę przed finalizacją. Wypróbuj ją z niewielką grupą osób z różnych środowisk lub regionów. Pomoże ci to zobaczyć, jak rezonuje i czy ma jakieś niezamierzone znaczenie.

Podsumowanie

Sprzedaż świetnych produktów i usług jest kluczowa, ale to nazwa firmy zapada w pamięć klientów i sprawia, że wracają. Dobrze dobrana nazwa nie tylko Cię wyróżnia na tle konkurencji, ale też chroni Twoją markę przed naśladowcami. Dlatego tak ważne jest, aby poświęcić czas i upewnić się, że wybrałeś właściwą nazwę.

Sprawdź rejestry firm i bazy znaków towarowych, by potwierdzić dostępność swojej nazwy, a także użyj wyszukiwarki domen i przejrzyj media społecznościowe, by zabezpieczyć swoją obecność online. Jest to szczególnie istotne, jeśli planujesz działalność na wielu rynkach lub zamierzasz uruchomić stronę internetową.

Gdy już zarejestrujesz formalnie nazwę własnego biznesu, możesz skupić się na kolejnych krokach. Mamy dla Ciebie osobny poradnik omawiający kroki i kwestie formalne związane z zakładaniem biznesu online, aby pomóc Ci wystartować z sukcesem. Pamiętaj też, by od razu zadbać o odpowiednią domenę (lub nawet kilka jej wariantów) pasującą do Twojej marki – to z pozoru drobiazg, który w praktyce bywa nieoceniony.

Jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest zajęta – FAQ