Wie Sie in 6 einfachen Schritten eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen

Eine professionelle geschäftliche E-Mail-Adresse ist unerlässlich, um Glaubwürdigkeit zu schaffen, die Markenkonsistenz zu verbessern und die Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern zu optimieren.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte zur Einrichtung Ihrer geschäftlichen E-Mail Adresse bei Hostinger, von der Auswahl des richtigen E-Mail-Hosting-Plans bis hin zur Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen.

Zum Ende dieses Artikels werden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen, die Ihr Unternehmen glaubwürdiger und organisierter erscheinen lässt und Ihnen hilft, Ihre Kommunikation effizienter zu verwalten.

Wie Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen

Gehen wir die einzelnen Schritte im Detail durch, um eine reibungslose und effiziente Einrichtung von geschäftlichen E-Mail-Adressen zu gewährleisten.

1. Einen E-Mail-Hosting-Plan von Hostinger wählen

Wenn Sie sich zum ersten Mal für ein E-Mail-Hosting-Angebot entscheiden, achten Sie auf die folgenden Merkmale, um sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Funktionen erhalten:

• Speicherkapazität für E-Mails. Dank großzügiger E-Mail-Speicherkapazität können Sie Ihre geschäftlichen Nachrichten sicher aufbewahren, ohne sich Gedanken über Speicherengpässe machen zu müssen.
• Sicherheitsfunktionen. Der Schutz Ihrer Geschäftskommunikation vor Bedrohungen wie Phishing, Spam und unbefugtem Zugriff ist von entscheidender Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte E-Mail-Dienst wichtige Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Spam-Filter und E-Mail-Verschlüsselung enthält.
• Anzahl der E-Mail-Aliase. E-Mail-Aliase ermöglichen es Ihnen, mehrere E-Mail-Adressen unter einem einzigen Hauptkonto zu erstellen, was die Verwaltung verschiedener Aspekte Ihrer Geschäftskommunikation erleichtern kann.
• Kundensupport. Ein zuverlässiger Kundensupport stellt sicher, dass Sie alle Probleme schnell lösen können, um Ausfallzeiten und Unterbrechungen zu minimieren.
• Einfache Nutzung und Einrichtung. Eine benutzerfreundliche Oberfläche und ein problemloser Einrichtungsprozess sparen Zeit und verringern die Lernkurve für Anfänger.
• Integration mit anderen Tools. Die Integration Ihrer E-Mail mit anderen Businesstools wie Kalendern, Aufgabenmanagern und CRM-Systemen kann den Betrieb rationalisieren und die Produktivität verbessern.

Hostinger bietet zwei Hauptpläne für geschäftliche E-Mail-Adressen an:

Business Starter

Dieser Plan ist ideal für kleine Unternehmen und Start-ups. Er bietet Funktionen wie 10 GB Speicherplatz, Standard-Sicherheitsmaßnahmen und eine benutzerfreundliche Oberfläche, und das alles für 0,99 €/Monat.

Business Premium

Dieser Plan ist eher für wachsende Unternehmen geeignet und bietet zusätzliche Funktionen wie mehr Speicherplatz, weitere Weiterleitungsregeln, erweiterte Mailbox-Verwaltungstools und eine kostenlose Domain – alles für 2,99 €/Monat.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihren geschäftlichen E-Mail-Plan bei Hostinger zu erwerben:

1. Wählen Sie einen Plan, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
2. Bestimmen Sie die Anzahl der für Ihr Unternehmen benötigten Mailboxes.
3. Wählen Sie einen Abonnement-Zeitraum, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, und bedenken Sie, dass Sie mit einer längeren Laufzeit bessere Rabatte erhalten.
4. Erstellen Sie ein Konto und bezahlen Sie für Ihren Plan.
5. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm für die Anmeldung.

2. Einen benutzerdefinierten Domainnamen registrieren

Ein benutzerdefinierter Domainname ist für Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen von entscheidender Bedeutung, da er Professionalität und Markenkonsistenz stärkt.

Anstatt generische E-Mail-Adressen wie ihrunternehmen@gmail.com zu verwenden, können Sie mit einer benutzerdefinierten Domain personalisierte E-Mail-Adressen wie info@ihrunternehmen.com erstellen.

Bei der Auswahl eines Domainnames sollten Sie die folgenden Tipps beachten, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten:

• Relevanz. Wählen Sie einen Domainnamen, der Ihr Unternehmen oder Ihre Dienstleistungen widerspiegelt. Dies hilft dabei, auf einen Blick zu vermitteln, worum es in Ihrem Unternehmen geht.
• Einfachheit. Sorgen Sie dafür, dass der Domainname einfach gehalten und leicht zu buchstabieren ist. Vermeiden Sie komplexe Wörter oder ungewöhnliche Schreibweisen, die potenzielle Kunden verwirren könnten.
• Einprägsamkeit. Kunden erinnern sich eher an einen einprägsamen Domainnamen als an einen verworrenen. Streben Sie etwas Einprägsames und Einzigartiges an, das sich von der Konkurrenz abhebt.
• Vermeiden Sie Zahlen und Bindestriche. Diese können verwirrend und schwer zu merken sein. Halten Sie sich an Buchstaben und Wörter, die leicht zu schreiben und zu kommunizieren sind.

Nutzen Sie unseren Domainnamen-Check, um die perfekte Domain für Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse zu finden:

Sobald Sie Ihren geschäftlichen E-Mail-Plan erworben haben, werden Sie zum Onboarding-Prozess weitergeleitet. Die Auswahl und Registrierung eines Domainnamens ist Teil dieses Prozesses.

Wenn Sie bereits einen Domainnamen haben, verbinden Sie ihn mit Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto. Oder folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um eine neue Domain zu kaufen.

3. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen

Sobald Sie einen Domainnamen haben, ist es an der Zeit, Ihr E-Mail-Konto zu konfigurieren.

In diesem Schritt geben Sie den ersten Teil Ihrer E-Mail-Adresse an, auch bekannt als der lokale Teil. Dies ist der Teil vor dem „@”-Symbol, das Ihre Mailbox innerhalb der Domain kennzeichnet.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, lokale Teile für Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen zu erstellen. Hier sind einige der gängigsten Optionen und ihre Vorteile.

Individuelle E-Mail-Adressen

Dies sind E-Mail-Adressen, die einer bestimmten Person in Ihrem Unternehmen zugeordnet sind.

Sie können zum Beispiel E-Mail-Adressen wie max.mustermann@ihrunternehmen.com erstellen. Auf diese Weise können die einzelnen Mitarbeiter direkt erreicht werden.

Funktionale E-Mail-Adressen

Diese werden üblicherweise für eine bestimmte Geschäftsfunktion verwendet, z. B. für den Vertrieb oder die Kundenbetreuung. Beispiele sind vertrieb@ihrunternehmen.com oder support@ihrunternehmen.com.

Dies hilft dabei, Anfragen an das richtige Team weiterzuleiten und die Kommunikation zu vereinfachen.

Allgemeine E-Mail-Adressen für Anfragen

Eine allgemeine Adresse wie info@ihrunternehmen.com oder kontakt@ihrunternehmen.com ist hilfreich für Personen, die wissen wollen, an wen sie sich in Ihrem Unternehmen wenden können.

In Anbetracht dieser Faktoren sollten wir einige der bewährten Verfahren für die Erstellung einer effektiven geschäftlichen E-Mail-Adresse untersuchen:

• Machen Sie sie kurz und einprägsam. Bemühen Sie sich um einen lokalen Teil, den man leicht tippen und den man sich leicht merken kann. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der richtige Empfänger erreicht wird.
• Verwenden Sie Kleinbuchstaben und Zahlen. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben oder Sonderzeichen, da diese weniger gut lesbar und anfällig für Tippfehler sein können.
• Achten Sie auf Einheitlichkeit. Wenn Sie sich für eine individuelle E-Mail-Adresse entscheiden, achten Sie auf die Einheitlichkeit innerhalb Ihres Teams. So könnten Sie zum Beispiel vorname.nachname@ihrunternehmen.com für alle Mitarbeiter verwenden.
• Ziehen Sie die Verwendung von Aliasen in Betracht. Die Hostinger-Pläne unterstützen E-Mail-Aliase, mit denen Sie zusätzliche E-Mail-Adressen erstellen können, die an eine zentrale Mailbox weitergeleitet werden. Sie könnten zum Beispiel einen Alias wie vertriebsanfrage@ihrunternehmen.com erstellen, der an die Adresse vertrieb@ihrunternehmen.com weiterleitet.

4. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse mit Apps und Geräten verbinden

Jetzt, da Ihre geschäftliche E-Mail eingerichtet ist, ist es an der Zeit, sie mit den Geräten und Apps zu verknüpfen, die Sie verwenden werden.

Diese Apps, die auch als Mail-Clients bezeichnet werden, ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen über Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop. So können Sie auch dann auf Anfragen reagieren und Ihr Arbeitspensum bewältigen, wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind.

Viele E-Mail-Client-Apps bieten auch zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Spam-Filter und Phishing-Schutz, die Ihre geschäftliche Kommunikation zusätzlich absichern.

Verbinden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse mit verschiedenen E-Mail-Clients über hPanel → E-Mails → Apps & Geräte verbinden. Wenn Sie Apple-Geräte verwenden, können Sie den One-Click-Installer für die automatische Konfiguration verwenden.

Welches E-Mail-Programm für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Wahl Faktoren wie gewünschte Funktionen, Kompatibilität mit dem Betriebssystem und Ihr Budget.

Einige beliebte E-Mail-Clients sind:

• Thunderbird. Eine kostenlose, funktionsreiche Option, die sich perfekt für Benutzer eignet, die Wert auf individuelle Anpassung und leistungsstarke Funktionen legen.
• Microsoft Outlook. Ein geschäftsorientierter E-Mail-Client, der ein umfassendes Paket an Tools für die Verwaltung Ihres Posteingangs bietet.
• Apple Mail. Auf Apple-Geräten bereits vorinstalliert – eine praktische Wahl für macOS-Nutzer, die eine optimierte E-Mail-Erfahrung wünschen.

5. E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen implementieren

Eine professionelle geschäftliche E-Mail-Adresse öffnet Tür und Tor für Kommunikation und Zusammenarbeit, kann aber auch ein Ziel für bösartige Angriffe sein.

Geschäftliche E-Mail-Adressen enthalten oft sensible Informationen wie Kundendaten oder finanzielle Details. Phishing-Angriffe und Malware können Benutzer dazu verleiten, solche Informationen preiszugeben, was Ihrem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen kann.

Ebenso kann ein gehacktes E-Mail-Konto dazu verwendet werden, Spam zu versenden oder sich als Ihr Unternehmen auszugeben, was dem Ruf Ihrer Marke und dem Vertrauen Ihrer Kunden schadet.

Hostinger bietet mehrere Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen zu schützen, einschließlich Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Ihr hPanel-Konto und Verschlüsselung auf Serverebene.

2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem ein zweiter Verifizierungscode beim Einloggen verlangt wird, was den unbefugten Zugriff erschwert. Die Verschlüsselung schützt Ihre E-Mail-Daten vor unerwünschten Blicken.

Erhöhen Sie Ihre E-Mail-Sicherheit mit diesen empfohlenen Verfahren:

• Starke Passwörter. Verwenden Sie komplexe Passwörter mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Verwenden Sie nicht dasselbe Passwort für mehrere Konten.
• Regelmäßige Updates. Halten Sie Ihren E-Mail-Client und die Software Ihres Betriebssystems mit den neuesten Sicherheits-Patches auf dem neuesten Stand.
• Schulen Sie Ihr Team. Schulen Sie Ihr Team laufend in bewährten E-Mail-Sicherheitsverfahren, einschließlich der Erkennung von Phishing-Versuchen und um das Öffnen verdächtiger Anhänge zu vermeiden.

6. Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen verwalten und optimieren

Ein gut organisiertes und optimiertes E-Mail-System ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines produktiven Arbeitsablaufs. Hier sind einige Tipps für die effiziente Verwaltung Ihrer geschäftlichen E-Mails:

Speicherplatz verwalten

Überwachen Sie die Nutzung Ihres E-Mail-Speichers und löschen Sie unnötige E-Mails oder Anhänge, um ein Überschreiten der Speichergrenzen zu vermeiden.

In hPanel können Sie die Speichernutzung für jedes E-Mail-Konto anzeigen, so dass Sie den Speicherplatz einfach verwalten und bei Bedarf freigeben können.

Mit Ordnern organisieren

Erstellen Sie Ordner, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, damit sie leichter zu finden und zu verwalten sind. Verwenden Sie Unterordner für die weitere Organisation innerhalb der Kategorien.

Dies kann direkt in Ihrem E-Mail-Programm oder über Hostinger Webmail erfolgen.

Aufgaben automatisieren

In vielen E.Mail-Programmen können Sie automatische Regeln für Aufgaben wie das Filtern von Spam oder das Verschieben bestimmter E-Mails in bestimmte Ordner einrichten. Dadurch können Sie Zeit sparen und Ihren Arbeitsablauf rationalisieren.

Im Panel können Sie E-Mail-Filter und Weiterleitungsregeln einrichten, um diese Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass Ihr Posteingang organisiert bleibt und relevante Nachrichten priorisiert werden.

Erweiterte Funktionen nutzen

Nutzen Sie erweiterte Funktionen wie Custom DKIM und erweiterte Schutzeinstellungen im hPanel, um Ihre E-Mail-Sicherheit und -Zustellbarkeit zu verbessern. Diese Einstellungen schützen Ihre E-Mails davor, als Spam markiert zu werden, und stellen sicher, dass sie die Posteingänge Ihrer Empfänger erreichen.

Fazit

Die Einrichtung einer professionellen E-Mail-Adresse ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei den Kunden.

Am Beispiel von Hostinger werden die wichtigsten Schritte zur Einrichtung eines geschäftlichen E-Mail-Kontos erläutert:

1. Auswahl des richtigen E-Mail-Hosting-Plans
2. Registrierung einer benutzerdefinierten Domain
3. Erstellen der E-Mail-Adressen
4. Verbinden der E-Mails mit verschiedenen Apps und Geräten
5. Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und der bewährten Verfahren von heute
6. Verstehen, wie Sie Ihre E-Mails effizient verwalten können 

Dies trägt dazu bei, dass Ihre geschäftliche Kommunikation professionell, sicher und gut organisiert erscheint, was den Ruf Ihrer Marke und die betriebliche Effizienz steigert.

Die Einrichtung Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse wird zu einem leistungsstarken Instrument in Ihrem beruflichen Arsenal, das eine reibungslose und effiziente Kommunikation mit Ihren Kunden ermöglicht.

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