¿Qué es n8n? Introducción a una herramienta de automatización del flujo de trabajo

Si alguna vez has deseado poder automatizar todas las aburridas y repetitivas tareas empresariales, informáticas o incluso personales que abarcan varias aplicaciones pero que no requieren conocimientos avanzados, n8n puede ser exactamente lo que necesitas.

n8n es una herramienta de automatización del flujo de trabajo que te permite programar tareas y mover datos entre muchas de las aplicaciones, herramientas, plataformas y servicios que tu equipo utiliza a diario.

En esta guía, analizaremos qué es n8n, cómo funciona y por qué muchas personas lo eligen en lugar de otras herramientas similares; en particular, verás cómo se compara con Zapier.

Te daremos algunos ejemplos del mundo real junto con los precios y las opciones de alojamiento, para que puedas decidir si n8n es la solución adecuada para tu proyecto o negocio.

¿Qué es n8n?

n8n es una herramienta de automatización que permite crear flujos de trabajo personalizados. Piensa en ella como en un asistente digital que se encarga del trabajo repetitivo por ti programando tareas, integrando servicios o moviendo automáticamente datos entre distintas aplicaciones que normalmente no se comunican entre sí.

Normalmente, para configurar la automatización del flujo de trabajo se requieren profundos conocimientos de codificación, pero ahí es donde n8n destaca.

Ofrece una interfaz visual con plantillas para flujos de trabajo comunes, de modo que puedes ahorrar tiempo y centrarte en la productividad sin tener que desarrollar una herramienta de automatización personalizada.

¿Cómo funciona n8n?

Imagina que conectas diferentes aplicaciones como si fueran piezas de un puzzle. En n8n, esas piezas se llaman nodos. Cada nodo representa una acción concreta, como enviar un correo electrónico, actualizar una hoja de cálculo o recuperar datos de una interfaz de programación de aplicaciones (API).

Cuando se juntan, todos los nodos forman un flujo de trabajo: un conjunto de acciones basadas en un desencadenante. Al tratarse de una plataforma de automatización de flujos de trabajo sin código, los nodos se configuran a través de una interfaz visual, lo que facilita la creación de flujos de trabajo sin necesidad de escribir código personalizado.

Existen diferentes tipos de nodos basados en su función. En general, un flujo de trabajo típico consta de:

• Nodo desencadenante: esto es lo que inicia la ejecución de tu flujo de trabajo. Puede ser el envío de un nuevo formulario, un correo electrónico en la bandeja de entrada o un evento de otra aplicación.
• Nodos de acción: estos definen la lógica, aplicaciones específicas y acciones en tu flujo de trabajo. 

Las acciones pueden incluir tareas sencillas como almacenar datos en una base de datos, enviar una notificación o actualizar una tarea en tu aplicación de gestión de proyectos.

También pueden incluir acciones más complejas, como enviar solicitudes HTTP, ejecutar código Python o Javascript personalizado, o generar una solicitud de IA con tus propios datos.

Una vez que has creado un flujo de trabajo, n8n ejecuta cada acción automáticamente a partir de un desencadenante, garantizando que todo sucede en el orden correcto sin esfuerzo manual.

Sin embargo, si no quieres crear un flujo de trabajo desde cero, puedes explorar más de 1.250 plantillas de flujo de trabajo ya creadas.

Casos de uso habituales del n8n

Notificaciones

Uno de los casos de uso más populares de n8n es el servicio de notificaciones. Dependiendo del tipo de nodo desencadenante, el flujo de trabajo n8n puede configurarse para enviar una notificación a cualquiera de las aplicaciones compatibles, actuando como conector entre plataformas.

Por ejemplo, puedes configurarlo para informar a los miembros del equipo a través de Slack, correo electrónico y/o SMS cuando se realice un nuevo pedido en tu sitio web.

Sincronización de datos entre plataformas

Mantener la coherencia de los datos entre diferentes plataformas puede ser una tarea mundana y repetitiva que hace perder un tiempo valioso y crea la posibilidad de que se produzcan errores humanos.

Esto puede resolverse fácilmente con la sincronización bidireccional en n8n. Un escenario posible podría ser la sincronización entre tu plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y tu software de gestión de proyectos.

Tramitación de facturas y pagos

Si tienes un sitio web de comercio electrónico, n8n puede ayudarte mucho con el procesamiento de pagos de tu proveedor de pagos.

Algunos ejemplos incluyen reintentos de pago, pagos recurrentes automatizados, actualizaciones de estado de pago y verificación de detalles de pago contra servicios de detección de fraude.

Además, un flujo de trabajo puede incluir pasos adicionales para almacenar la información de pago en tu sistema, y para generar y enviar una factura a tu cliente por correo electrónico.

Automatización de informes

Las reuniones semanales pueden requerir mucho tiempo y esfuerzo, sobre todo cuando hay que acordarse de preparar un informe para cada ocasión.

En este caso, n8n puede ayudarte a garantizar que tus informes estén listos antes de la reunión de cada semana.

Se puede configurar un flujo de trabajo para recopilar y compilar datos de diversas fuentes, añadirlos a una plantilla de informe y, a continuación, añadir un enlace de documento a la notificación de la reunión.

Web scraping y recogida de datos

¿Necesitas recopilar información de múltiples fuentes? Con n8n puedes extraer datos de sitios web, sistemas o aplicaciones, estructurarlos y enviarlos a una base de datos o a Google Sheets para facilitar el acceso.

Esto resulta útil para hacer un seguimiento de los competidores, los precios de los productos o las perspectivas del sector, así como para captar información sobre tu propio negocio, como por ejemplo cómo se presenta en los medios de comunicación.

Casa inteligente automatizada

n8n puede utilizarse como sistema domótico para controlar diversos dispositivos inteligentes del hogar o ampliar la funcionalidad de tu red doméstica existente en función de tu ubicación.

Puedes crear un flujo de trabajo automatizado para apagar las luces y reducir la calefacción cuando salgas, o para desbloquear la puerta cuando hayas vuelto a casa.

n8n: alternativa a Zapier

Aunque Zapier también es una herramienta de automatización de flujos de trabajo fácil de usar hecha para principiantes, n8n es una alternativa más flexible, de código abierto y con menos limitaciones.

Zapier es una gran opción si deseas conectar varias aplicaciones y automatizar tareas manuales simples sin mucho ajuste. n8n, por otro lado, es una mejor opción para las personas que desean más control, personalización avanzada y una opción de autoalojamiento de código abierto.

Pros de Zapier:

• Una de las herramientas más sencillas de aprender para los principiantes
• Gran variedad de aplicaciones compatibles
• Basada en la nube, por lo que no necesitas preocuparte por el alojamiento

Contras de Zapier:

• Personalización limitada para tareas más avanzadas
• Puede resultar caro con flujos de trabajo complejos

Pros de n8n:

• Gratuito y de código abierto para el autoalojamiento
• Permite flujos de trabajo personalizados más avanzados
• Opción basada en la nube disponible si no quieres preocuparte por el alojamiento

Contras de n8n:

• Requiere más tiempo de aprendizaje
• Menos aplicaciones compatibles en comparación con Zapier
• Configuración más compleja si se opta por la opción de autoalojamiento

En conclusión, si buscas una solución rápida y sencilla, elige Zapier. Si necesitas una solución más potente y personalizable, es probable que te beneficies de elegir n8n en su lugar.

¿Cuánto cuesta n8n?

n8n es gratuito y de código abierto por sí mismo, por lo que el precio depende únicamente de tu proveedor de alojamiento.

Si optas por la versión en la nube directamente desde n8n, te costará 20 dólares al mes el plan Starter, que debería ser suficiente para la mayoría de los proyectos básicos. Para proyectos más complejos o para uso en equipo, el plan Pro cuesta 50 dólares al mes.

Para quienes valoran la personalización y el control total, recomendamos instalar la versión autoalojada de n8n en un servidor virtual privado (VPS) de Hostinger. El plan KVM 2 a 6.59 euros al mes debería ser suficiente para empezar. Con hPanel, la instalación de n8n con Ubuntu toma solo unos pocos clics.

Si eres un poco más experto en tecnología, puedes probar n8n de forma gratuita configurándolo en tu ordenador personal o en un ordenador monoplaca como Raspberry Pi con Node.js o Docker.

No es tan fácil como la opción VPS, pero puede ser un gran punto de partida para aquellos que sólo quieren jugar un poco con n8n antes de invertir en el hosting.

Conclusión

El objetivo del n8n es hacerle la vida más fácil. Tanto si quieres automatizar notificaciones, sincronizar datos, procesar pagos o incluso controlar dispositivos domésticos inteligentes, te da la flexibilidad para hacerlo todo.

Si estás buscando algo rápido y fácil de usar para principiantes, Zapier sigue siendo una gran opción. n8n, sin embargo, te da más poder, personalización y la capacidad de autoalojamiento, por lo que es un jugador excepcional en el mundo de la automatización.